日時： 2026年7月3日（金）13:00 場所： 宮本公民館 目的： デジタル技術の活用・普及、ＨＰの運営、会員名簿の活用を通じた組織の活性化

1. 全体要約

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長澤会長への移行に伴う運営体制の確立と、会員数減小という組織の危機的現状を克服するための取り組みが示された。デジタルを活用した業務効率化と経費削減を徹底しつつ、孤立会員や未参加者に対するアプローチの強化、および行政に対する提言の推進に向けたロードマップが確認された。

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2. 議事内容

(1) デジタル担当者会議の役割と新体制の確立

• 実施成果
  • 運営体制の効率化：「戦略的・運営的な議論」は毎月開催の「いきいき運営委員会」で実施。デジタル担当者会議は2ヶ月に1回の開催として、実務的なＨＰの運営とデジタルの活用と普及に特化していく。
  • 人材の補強： 新規メンバー3名が加入。現在、WordPressの研修を進行中であり、人材の多様化と育成が進んでいる。
• 今後の課題
  • 新メンバーが9月の会議から稼働するにあたり、実務にスムーズに合流するためのサポート体制の構築。
  • 会員名簿と同好会情報の紐付けは完了したものの、これを実効性のある行事参加履歴管理やコミュニケーションツールへと活用させるための運用ルールの策定。
• 決定事項
  • デジタル担当者会議の役割を「実務的なデジタル活用・普及（HP活性化、デジタルデバイド解消、名簿活用等）」にする。
  • 新メンバーは9月会議より本格稼働とする。

(2) 生成AI「Gemini」活用による業務効率化（ミニ講座）

• ツールの共有： ブラウザ（Chrome）と連携したGeminiの活用法、および複数Webページの比較分析機能（商品比較・決算書分析等）の有効性を確認。
• プロンプト（指示文）の定型化： カスタム指示（スラッシュコマンド）による定型出力（「要点を3つにまとめる」等）の登録手法を共有し、個々の実務担当者の作業効率化プロセスを可視化した。
• 今後の課題
  • 受講した担当者が実務において継続的にAIツールを使用し、業務の生産性向上を実感できるような実践環境の提供。

(3) 組織活性化戦略の振り返り

• 実施成果
  • 危機の共有： 会員数が600名へ激減した現状に対し、旧来のアナログなコミュニケーションから脱却する緊急性を再認識した。
  • プロジェクト進捗： 双方向コミュニケーション（HP・LINE連携）、スマホ教室を通じたデジタルデバイド解消、デジタル名簿の導入、会員資格の地域開放（「まちづくり学部」拡充）、各種ツール（データ共有等）の導入が進展している。
• 今後の課題
  • 文化部や健康スポーツ部など、一部の部会におけるデジタル担当者の不在による、デジタル化進捗の不均衡。
• 決定事項
  • 「誰一人取り残さない支援」を組織のミッションとし、スマホ教室（実績200回）を軸とした相互サポート文化を継続・強化する。

(4) いきいき運営委員会（4月〜6月実施分）報告

• 実施成果
  • 組織構造の再編： 「部長会」を廃止し「いきいき運営委員会」へ再編。スローガンを「入って良かったと思える同窓会」に決定した。
  • 機能整理とドキュメント一元化： 新規企画を執行部直轄の「事業開発チーム」に集約。同好会推進部は既存同好会との連携に特化させる。ドキュメント管理は個人PCからGoogleドライブへ一元化した。
• 今後の課題
  • 深刻な財政危機： 2029年には会員数500名割れ、40〜50万円の予算不足が試算されており、助成金（賞品代等への充当）の見直しや経費削減が急務。
  • 会費未納問題： 理事や同好会員を含む約90名の未納者に対する適正なアプローチ。
  • 外部環境の制約： 中央公民館の長期休館（2027年末まで）に伴う代替会場の確保、および行政（高齢福祉課から社会教育課への管轄移行）に伴う助成額減少リスクへの対応。
• 決定事項
  • ドキュメント管理（保存すべきもの）のGoogleドライブへの一元化を行う
  • 発信プロセスの総務部への集約を徹底する。