1. 決定事項（確定した方針・ルール）

①組織体制・基本方針

• 新名称とスローガン:
  • 名称：「いきいき運営委員会」（旧：新執行部会、部長会は廃止）
  • スローガン：「入ってて良かったと思える同窓会」
• 同好会推進部の再編: 新規同好会の立ち上げ等は「運営委員会直轄」とし、同好会推進部は「各同好会とのコミュニケーション」に専念する。
• 助成金の管理移管: 従来のセレモニー的な管理を改め、会計部が一元管理する。

②実務プロセス・デジタル化

• 情報の集約ルート化: 最終版の混乱を防ぐため、情報は事務局（伊藤氏）に一元化して一括発信する。
• 新規事業・同好会立ち上げのルール化:
  • 「申請（提案者） ➡ 事前確認（総務部） ➡ 委員会協議 ➡ 最終決定」プロセス確立
  • 審査の3大基準（①会員が楽しめるか、②提案者一人に負担が集中しないか、③予算・安全面はクリアか）を策定。
• ドキュメント管理: 承認記録や申請書は、同窓会専用のGoogleドライブで一元管理する。
• デジタル名簿の構築: ほぼすべての同好会名簿を統合し、検索可能なシステム化を完了。

③ガイドブック・広報

• 修了生ガイドブックの刷新と配布時期:
• 内容を同窓会の魅力（同好会紹介等）が伝わるデザイン・構成へ刷新。
• 配布時期を、効果の薄い4月から卒業を意識し始める9月〜12月頃へ変更。
• 会報のコスト削減: 9月の理事会開催日に会報を手渡し配布することで、郵送費の大幅な削減を決定。

2. 現在発生している課題

① 財政の危機と制度の不均衡

• 予算不足（2027年度以降の危機）: 会員数減少（2029年には500名程度へ減少予測）と積立金の枯渇により、現状維持では約40万円の予算不足になる試算。
• 助成金の使用実態（不均衡）: 各競技大会の助成金がほぼ「賞品代」に充てられており、参加人数に関わらず固定額が支給されるため、不公平感や精算ルールの未整備（個人立替）が生じている。
• 会費未納者の存在: 同好会活動に参加しているメンバーのうち、約60名が同窓会費を未納であることが判明。